Tietosuoja
Mikkelin seudun Omaishoitajat ja Läheiset ry noudattaa toiminnassaan EU:n tietosuoja-asetusta liittyen henkilötietojen käsittelyyn. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on:
- yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa
- sopimukset ja oikeutettu etu huolehtia järjestöpalvelusta ja viestinnästä jäsensuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella
- rekisteröidyn suostumus.
Jäsenrekisteriselosteen ylläpitäjä on Omaishoitajaliitto ry.
Tietosuojaseloste
Tämä sivu kuvailee Suomen henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 12 ja 13 artiklan (General Data Protection Regulation, GDPR) mukaiset vaatimukset, joita sovelletaan lähtökohtaisesti kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn.
1. Rekisterinpitäjä
Mikkelin seudun Omaishoitajat ja Läheiset ry, Porrassalmenkatu 21, 50100 Mikkeli
Y-tunnus: 2036578-7
2. Yhteyshenkilö
Jenni Uusitaival, vs. toiminnanjohtaja, p. 044 308 4860, jenni.uusitaival@msol.fi
3. Rekisterin nimi
Mikkelin seudun Omaishoitajat ja Läheiset ry:n jäsen, osallistuja- ja tiedotusrekisteri.
4. Rekisteröidyt
Rekisteröityjä ovat Mikkelin seudun Omaishoitajat ja Läheiset ry:n jäsenet, tapahtumiin ja toimintaan ilmoittautuvat ja osallistuvat sekä tiedotuskirjeitä tilanneet henkilöt.
5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteita ovat tässä rekisterissä oikeutettu etu, sopimus, lakiin perustuvat velvoitteet sekä rekisteröidyn antama suostumus. Oikeutettu etu ja sopimus syntyvät tilanteissa, joissa rekisteröity ilmoittautuu jäseneksi tai osallistuu toimintaan tai tapahtumaan tai tilaa tiedotuskirjeen. Lakiin perustuva velvoite on kirjanpitolain mukainen henkilötietojen käsittely laskutusasioissa sekä matka- ja kulukorvausasioissa. Rekisteröityjen terveydentilan tai muiden arkaluontoisten tietojen kerääminen ja muu käsittely tehdään ainoastaan rekisteröityjen suostumuksella erikseen määriteltyä tarkoitusta varten. Myös otettujen valokuvien julkaiseminen tehdään vain rekisteröityjen suostumuksella. Alaikäisiä rekisteröityjä koskevien henkilötietojoen kohdalla suostumus hankitaan myös heidän huoltajiltaan silloin, kun laki sitä edellyttää. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on huolehtia tarvittavasta yhteydenpidosta jäseniin, osallistujiin ja tiedotuskirjeitä tilanneisiin; toiminnan ja tapahtumien suunnittelusta, organisoinnista, toteutuksesta ja kehittämisestä; palautteiden keräämisestä; toimintaan ja tapahtumiin liittyvästä tiedottamisesta sekä laskutuksesta ja muusta maksuliikenteestä. Lisäksi tietoja voidaan käyttää tilastollisiin ja toiminnan kehittämistarkoituksiin.
6. Kuvaus käsiteltävistä henkilötiedoista
Käsiteltäviä tietoja ovat rekisteröidyn nimi, ikä, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite, laskutustiedot, valokuva, kuvauslupa, tehtävänimike, taustayhdistys, taustamaa, kotipaikka, kielitaito, huoltajan nimi- ja yhteystiedot tiedot, tiedot osallistumisesta yhdistyksen toimintaan ja tapahtumiin sekä osallistumisen syy ja mistä rekisteröity on saanut tiedon toiminnasta. Matka- ja kulukorvauksia sekä muuta maksuliikennettä varten voidaan kerätä edellä mainittujen tietojen lisäksi henkilötunnus ja pankkitilin tiedot. Toiminnassa ja tapahtumissa kerätään myös rekisteröityjen suostumuksella sellaisia elämäntilanteeseen ja terveydentilaan liittyviä henkilötietoja, jotka rekisteröity on itse nähnyt tarpeelliseksi antaa (esimerkiksi allergia- ja ruokavaliotiedot sekä tieto avustajan tarpeesta). Verkkosivuilla vierailevien käsiteltäviä tietoja ovat käyttäjän IP-osoite sekä metatietoja laitteistosta, jolla käyttäjä vierailee palvelussa.
7. Tietojen luovutus ja siirtäminen
Voimme luovuttaa henkilötietoja vain tässä selosteessa mainittuihin käyttötarkoituksiin toimintamme ja tapahtumiemme yhteistyökumppaneille. Muissa tapauksissa voimme luovuttaa tietoja kolmansille osapuolille vain, mikäli rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa. Tietoja saatetaan käsitellä palvelimilla, jotka sijaitsevat EU:n ulkopuolella.
8. Tietojen käsittelijät
Tietojen käsittelijöitä ovat Mikkelin seudun Omaishoitajat ja Läheiset ry:n työntekijät. Tietoja käsitellään lisäksi Microsoftin, Webropol Oy:n, Jäsenkongressin ja Google Analyticsin sekä tarvittaessa taloushallinnon ohjelmistoissa ja palvelimilla. Microsoftin ja Google Analyticsin palvelimet saattavat sijaita myös EU:n ulkopuolella. Matka- ja kululaskujen osalta tietoja välitetään myös tilitoimistomme käsiteltäväksi. Kaikki käsittelijät ja ohjelmistot ovat sitoutuneet käyttäjäehdoissaan noudattamaan EU:n tietosuojasääntelyn määräyksiä. Saatamme lisäksi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain jollekin muulle kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja määräystemme mukaisesti sekä muutoin asianmukaisesti.
9. Tietojen suojaus
Käytämme teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti, ja kaikkia henkilötietojen käsittelijöitä sitoo salassapitovelvollisuus.
9.1 Tekniset menetelmät
Tietoturvallisten palvelinratkaisuiden käyttö, palomuurien käyttö, verkkoliikenteen salaustekniikoiden käyttö, salausavainten ja tietojen kryptaaminen sekä käyttöseurannan valvonta. Digitaaliseen aineistoon pääsy edellyttää henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä.
9.2 Organisatoriset menetelmät
Turvallisten laitteiden käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta. Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä alihankkijoiden huolellinen valinta. Sitoutamme kaikki tietojen käsittelijät salassapitosopimuksilla. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa kaapeissa suojattuna kaikenlaiselta tuhoutumiselta.
10. Tietojen käsittelyn kesto
Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Osallistujien yhteystietoja säilytetään sen ajan, jonka tapahtumaan tai toimintaan liittyvä jälkiselvittely ja arviointi vaativat, kuitenkin korkeintaan kaksi vuotta tapahtuman tai toiminnan päättymisestä. Muita henkilötietoja säilytetään vain sen ajan kuin toiminta tai tapahtuma kestää. Poikkeuksia ovat laskutukseen, osallistujalistoihin sekä matka- ja kulukorvausasioihin liittyvät tiedot, jotka säilytetään kirjanpitolain mukaisesti 6 vuotta.
11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Henkilötietojen käsittely ei sisällä profilointia tai automaattista päätöksentekoa.
12. Rekisteröityjen oikeudet tietosuoja-asioista
Jokaisella rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukainen tietojensa käsittelyä koskeva:
● Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
● Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
● Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
● Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.
● Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
● Suoramarkkinointikielto
Kaikki tätä selostetta ja rekisteriä koskevat yhteydenotot ja tietopyynnöt tulee esittää kirjallisesti ja henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle. Voimme luovuttaa rekisteristä henkilötietoja ainoastaan rekisteröidyille, joiden henkilöllisyydestä voimme varmistua. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi.
13. Yleistä tietoa evästeiden käytöstä
Jotta tämä verkkosivusto toimisi mahdollisimman hyvin, se tallentaa aika ajoin tietokoneellesi tai mobiililaitteellesi pieniä datatiedostoja, joita kutsutaan evästeiksi (cookies). Evästeet tallentavat tietoa laitteesi käytöstä ja käyttötavoista. Tämä on yleinen käytäntö useimmissa verkkosivustoissa.
14. Palvelun mahdollistavat ja sitä parantavat evästeet
Osa evästeistä on välttämättömiä palvelun sujuvalle käytölle. Tälläisiä ovat muun muassa kirjautumisen tai kielivalinnat mahdollistavat evästeet. Käytämme evästeitä myös parantaaksemme ymmärrystämme siitä, kuinka asiakkaat käyttävät sivustojamme. Keräämme tilastollista tietoa kävijämääristä varmistaaksemme, että sivusto vastaa käyttäjien tarpeita. Seuraamme millaisilla laitteilla, mihin aikaan ja mitä sisältöjä asiakkaamme etsivät palvelusta.
15. Käyttäjän mahdollisuudet estää evästeiden käyttö
Käyttäjältä kysytään lupaa evästeiden käyttöön hänen tullessaan ensimmäistä kertaa sivustolle. Tällöin avautuvasta ponnahdusikkunasta käyttäjä voi valita, hyväksyykö kaikki evästeet vai vain ne, jotka ovat välttämättömiä sivuston toimivuudelle.
Jotta kävijän selaus ei häiriinny evästeilmoituksesta, käyttäjän valinta hyväksyä tai hylätä evästeet tallennetaan selaimeen kuukauden ajaksi. Käyttäjä voi vaihtaa evästehyväksyntäänsä milloin vain jokaiselta sivulta oikean alareunan Evästeet -napista.
16. Evästeasetukset
Käyttäjä voi myös asettaa selaisemestaan, mitkä evästeet sallitaan palvelussa. Jos evästeet kytketään pois, on hyvä ottaa huomioon, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.
- Evästeasetukset Chrome(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun)
- Evästeasetukset Firefox(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun)
- Evästeasetukset Internet Explorer(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun)
Lisää aiheesta:
Tietosuojavaltuutettu.(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun)
EU-asetus.(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun)
Päivitetty 23.3.2023